Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Begini Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta Jual beli yang melibatkan pengiriman barang punya sistem yang tertata demi kenyamanan penjual dan pembeli. Seperti di bagian gudang, prosedur ini terkait administrasi penjualan, pemilik toko hingga kurir. Salah satunya surat jalan untuk pengiriman barang. Pengiriman akan lengkap dengan adanya surat jalan.

Menurut buku Distributorship Management karya Frans M. Royan, 2013, halaman 300, surat jalan biasanya diberikan pada pengiriman lewat pelabuhan, maskapai atau ekspedisi dalam jumlah besar. 

Selain itu juga ada syarat faktur penjualan untuk pelanggan, persetujuan jumlah dan produk yang akan dikirim hingga cara membayarnya. Syarat disebut juga harus ada bersanding dengan surat jalan. Oleh karena itu, mengetahui contoh surat jalan pengiriman barang sangat penting agar pengiriman berjalan lancar.

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Isi Surat Jalan 

Sebelum melihat contoh surat jalan pengiriman barang, alangkah baik nya mengetahui apa saja isi dari surat jalan tersebut. Menurut MICROSOFT WORD 2021 untuk Administrasi Perkantoran Modern oleh MADCOMS,  2023, halaman 94, surat jalan berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya. Surat ini ditujukan kepada penerima lewat kurir.

Isi surat jalan berisi identitas barang atau informasi yang berkaitan dengan barang yang akan dikirim. Informasi tersebut antara lain: 

1. Identitas Barang

Berisi detail nama barang, jumlahnya, keterangan yang mendeskripsikan secara khusus barang tersebut. 

2. Identitas Pengiriman

Identitas yang dimaksud adalah sistem administrasi pengiriman barang dalam surat jalan tersebut. Terdiri dari nomor surat jalan, nama kurir, tanggal pengiriman, hingga nomor kendaraan.

3.  Kolom Konfirmasi

Kolom terakhir ini  berada di paling bawah surat jalan yang berisi tanda tangan penerima dan pengirim. 

 

Contoh Surat Jalan

Berikut contoh surat jalan dengan identitas pengirim dan penerima dan barang yang hanya contoh tapi tetap bisa disesuaikan jadi pedoman.

PT MAKMUR JAYA ELEKTRONIK

Jl. Raya Industri No. 88, Cikarang – Bekasi 17530

Telp. (021) 121212 | Email: logistik@makmurjaya.coy

SURAT JALAN

Nomor: SJ/EXP/1027/2025

Kepada Yth.

Toko Elektronik Sejahtera

Jl. Ahmad Yani No. 45, Purworekto– Jawa 

Telp. (0281) 121212 

Tanggal Pengiriman: 22 Oktober 2025

Nama Pengirim: PT Makmur Jaya Elektronik

Alamat Gudang: Jl. Raya Industri No. 88, Cikarang – Bekasi

Detail Barang yang Dikirim

No - Nama Barang - Jumlah Satuan - Keterangan

1 - Kulkas 2 Pintu – SAMSUS SJ-236ND - 2 Unit Barang baru, kondisi baik

Metode Pengiriman: Mobil box (Plat No. B 9821 MKR)

Nama Sopir: Budi Idaman

Nomor HP Sopir: 0812 3456 12121

Keterangan Tambahan

Barang tersebut telah diperiksa dan dikemas dengan baik sebelum dilakukan. Mohon penerima memastikan kondisi barang tersebut sebelum menandatangani penerimaan.

Tanda Tangan

Pengirim,

PT Makmur Sejahtera Elektronik

(_____________________)

Budi Idaman

Petugas Pengiriman

Penerima,

Toko Elektronik Sejahtera

(_____________________)

Nama Jelas & Stempel Toko

Tanggal Diterima: ______________________

Cara Membuat Surat Jalan di Ms Word

Setelah mengetahui contoh surat jalan, untuk membuat surat jalan ini bisa dilakukan di Microsoft Word. Isinya sama seperti identitas barang, pengirim, hingga kolom tanda terima.

1. Pertama buat format seperti di bawah ini: 

Kepada Yth:

Bpk/Ibu Bagian Purchase

SURAT JALAN

No.

Order No.

Dengan hormat,

Mohon diterima barang tersebut di bawah ini.

2. Kemudian buat tabel dengan cara memilih menu Table pada tab Insert grup Tables, setelah itu pilih Insert Table sehingga tampil dialog Insert Table. 

3. Input nilai Number of columns sebanyak 4 dan 2 Number of Rows lanjut klik OK.

4. Isi tabel tersebut dengan (Nomor; Nama Barang; Banyak; dan Keterangan dengan align center dan font arial 12 pt.

5. Aturlah lebar kolom dan tinggi barisnya.

6. Pada bawah tabel selanjutnya buat tabel lagi berisi 3 kolom dan 1 baris.

7. Isi tanda tangan yang menerima di tabel kanan dan tanda tangan pengirim di bagian kiri tabel. Selanjutnya sembunyikan garis tabel dengan klik kanan pada tabel.

 

Alur Pengiriman Barang dengan Surat Jalan 

 

Surat Jalan dengan Faktur Penjualan

Setelah mengetahui contoh surat jalan pengiriman barang, tentu akan lengkap jika mengetahui alur pengirimannya. Bukan hanya kurir yang wajib mengikuti alur ini, namun penjual dan pembeli harus tahu aturan dan regulasi yang berlaku saat barang dikirimkan. 

Umumnya, pemantauan proses pengiriman barang ke customer hanya mengandalkan surat jalan yang dibawa oleh driver. Selanjutnya surat jalan tersebut ditandatangani customer jika sudah menerima barang. Surat jalan ini terkadang juga dibarengi dengan faktur penjualan.

Di bagian faktur penjualan dicantumkan jumlah dan nominal uangnya. Sedangkan pada surat jalan tidak tertera nilai uangnya hanya jumlah barang saja.

Surat Jalan Tanpa Faktur Penjualan

Sedangkan dalam buku Distributorship Management, Beberapa perusahaan terkadang melakukan pengiriman tanpa faktur penjualan. Namun mereka tetap memberikan surat jalan. Model ini biasanya dilakukan jika pihak penerima barang berada di luar pulau. Selebihnya faktur penjualan tetap bisa disertakan bersama surat jalan. 

Surat jalan yang dibuatkan administrasi penjualan tetap dikirimkan tapi tidak langsung ke pelanggan langsung tapi lewat ekspedisi. Alurnya sebagai berikut alurnya: 

1. Surat jalan disahkan oleh pengirim berisi administrasi penjualan, sales, supervisor dan kepala gudang. Selanjutnya surat jalan dibawa oleh pengirim bersama barang yang akan diserahkan ke ekspedisi.

 2. Pihak ekspedisi akan menerima barang dan mencocokkan barang berikut alamat, penerima dan pengirim hingga jumlah barang.

 3. Surat jalan yang sudah disahkan oleh pihak ekspedisi dibawa kembali oleh pengirim dan dikembalikan ke gudang setelah dicatat akan diserahkan ke bagian administrasi.

4. Faktur penjualan akan dikirimkan oleh administrasi ke pihak penerima barang di luar pulau sesuai dengan alamat nama dan jumlah barang yang dikirimkan di surat jalan. 

 

QNA Seputar Surat Jalan

Apa yang dimaksud dengan surat jalan?

Surat jalan adalah dokumen resmi yang menyertai pengiriman barang, berfungsi sebagai bukti pengiriman dan berisi rincian lengkap mengenai barang tersebut, seperti jenis, jumlah, berat, dan informasi pengirim serta penerima

Surat jalan dikeluarkan oleh siapa?

Surat jalan biasanya diterbitkan oleh pengirim atau penjual barang

Apa bedanya surat jalan dan invoice?

Perbedaan utama surat jalan dan invoice terletak pada fungsinya: surat jalan adalah bukti pengiriman barang fisik, sementara invoice adalah bukti tagihan atas barang atau jasa yang dijual.

Membuat surat jalan tugas siapa?

Dimana surat jalan pengiriman ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang kepada konsumen, agar bisa sampai ke alamat tujuan.

Siapa yang wajib membawa surat jalan saat pengiriman barang?

Surat jalan wajib dibawa oleh pengemudi angkutan barang sebagai bukti sah bahwa barang yang mereka bawa telah diizinkan keluar dari gudang. Selain itu, konsumen juga bisa menerima surat jalan saat menggunakan jasa pengiriman barang sebagai tanda bukti penerimaan.