USER GUIDE GMMS

( Gomed Material Management System )

V20191010 by Rudyanto

Date : Oktober 10, 2019

Prepare by : Rudyanto

TIM

TI: Agus Ramdhani, Daniel Kurniawan, Heru Margowiyono, Wiwik Dyah, Imanuel Saragih.
Muchlis Wicaksono, Noviana Indah, Rohimam

Daftar Isi :
1 PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 5
2 MASTER DATA............................................................................................................................... 5
Area ........................................................................................................................................ 7
Area Groups........................................................................................................................... 7
Business Parters Roles .......................................................................................................... 9
Business Partners Types ..................................................................................................... 10
Business Partners Status .................................................................................................... 10
Business Partners Relation Roles ...................................................................................... 11
Business Partners ................................................................................................................ 11
BUDGET ................................................................................................................................ 13
2.8.1 Budget Type ................................................................................................................ 13
2.8.2 Budget .......................................................................................................................... 14
2.8.3 Budget Approval ......................................................................................................... 15
COUNTER ............................................................................................................................. 15
2.9.1 Counter Code .............................................................................................................. 15
2.9.2 Counter ........................................................................................................................ 16
Commission Tax Types....................................................................................................... 18
CURENCY ............................................................................................................................. 19
Currency Conversion .......................................................................................................... 20
Document ............................................................................................................................ 20
2.13.1 Document Format....................................................................................................... 20
2.13.2 Document Type........................................................................................................... 21
 Error ...................................................................................................................................... 21
Hierarchy .............................................................................................................................. 21
2.15.1 Approvals List .............................................................................................................. 22
Organization ........................................................................................................................ 22
Prices .................................................................................................................................... 24
Product ................................................................................................................................. 25
Product Type ....................................................................................................................... 26
Product Category ................................................................................................................ 27
Product Vendors ................................................................................................................. 27
Purchasing Organization ....................................................................................................... 28
Vendor.................................................................................................................................. 29
2.23.1 Vendor.......................................................................................................................... 29
2.23.2 Purchasing Organization Mapping ......................................................................... 30
UOM ..................................................................................................................................... 31
2.24.1 UOM ............................................................................................................................. 31
2.24.2 UOM Conversion ........................................................................................................ 31
Worstate............................................................................................................................... 31
2.25.1 Worstate Type ............................................................................................................. 31
2.25.2 Workstate..................................................................................................................... 31
Warehouse........................................................................................................................... 32
3 USER MANAGEMENT .................................................................................................................... 32
Action .................................................................................................................................... 32
User Group ............................................................................................................................ 33
User ....................................................................................................................................... 33
4 REQUEST ...................................................................................................................................... 33
Request listing (Daftar Request) ....................................................................................... 35
Request Add ........................................................................................................................ 35
Request Edit......................................................................................................................... 35
Delete Request .................................................................................................................... 36
Request Item Add ............................................................................................................... 36
Request Item Edit ............................................................................................................... 36
Request Action .................................................................................................................... 36
Request Worstate ............................................................................................................... 37
5 REQUEST MAPPING.................................................................................................................... 37
6 Purchase Requisition .................................................................................................................. 38
SET to PO or to RFO ........................................................................................................... 39
7 RFQ – Request For Quotation ................................................................................................... 40
RFQ Listing........................................................................................................................... 41
RFQ ADD .............................................................................................................................. 41
RFQ Edit ............................................................................................................................... 41
RFQ Delete ........................................................................................................................... 42
RFQ Item Add ...................................................................................................................... 42
RFQ Item Edit ...................................................................................................................... 42
RFQ Item Delete .................................................................................................................. 43
RFQ Send ............................................................................................................................. 43
8 Quotation..................................................................................................................................... 44
Quotation Add .................................................................................................................... 46
Quotation Edit ..................................................................................................................... 47
Quotation Delete ................................................................................................................ 47
Quotation Send, Approve or Decline ............................................................................... 48
9 Purchase Order ........................................................................................................................... 48
PO Listing ............................................................................................................................. 50
PO Process (Send)............................................................................................................... 50
PO approval ......................................................................................................................... 50
PO Edit ................................................................................................................................. 50
PO Closing ........................................................................................................................... 51
10 Good Receipt........................................................................................................................... 51
GR Listing ............................................................................................................................. 52
GR Add ................................................................................................................................. 53
GR Edit.................................................................................................................................. 54
GR Approval ........................................................................................................................ 54
11 Shipping Note (SN) ................................................................................................................ 55
SN List .................................................................................................................................... 56
SN Add ................................................................................................................................... 56
SN Edit ................................................................................................................................... 57
SN Delete............................................................................................................................... 58
 SN Approval........................................................................................................................... 58
12 RAB (Rencana Anggaran Biaya) ............................................................................................ 58
RAB List ................................................................................................................................ 60
RAB Add ............................................................................................................................... 60
RAB Edit ............................................................................................................................... 61
RAB Delete ........................................................................................................................... 61
Rab Approval ....................................................................................................................... 62
RAB save as template ......................................................................................................... 62
13 Report ....................................................................................................................................... 62
Outstanding Request ............................................................................................................ 62
Outstanding PO ..................................................................................................................... 62
1 PENDAHULUAN

2 MASTER DATA
MASTER DATA I MASTER DATA 2 MASTER DATA 3 MASTER DATA MASTER
4 DATA 5

1 Area Area Group

2 BP Role, BP Business
Relation, BP Partners
Status

3 Budget Type Budgets

4 Counter Codes Counter

5 Commission Tax
Types

6 Currency Currency
Conversions

7 Document
Formats
 8 Document
Types

9 Hierarchy Approvals List

10 Organization

11 Product Type Product Product Product

Category Vendors

12 Purchasing
Org

13 Vendor & PO
Mapping

14 UOM UOM
Conversion

15 Workstate Type Workstate

16 Warehouse

17 Action User Group User

Tabel 2.0 : Master Data

Master adalah data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa
dilakukan . Master data berisi objek objek bisnis yang berisi informasi paling berharga
yang sudah disepakati bersama dan dibagikan di seluruh organisasi. Master data
mencakup data referensi yang saling terkait dan terstruktur.

Mari kita bahas mengenai Tabel 1.

1. Kolom Master Data 1,2,3 sampai 5 menjelaskan urutan dari proses input data
master. Data master 1 akan digunakan di data Master 2 atau selanjutnya
a. Contoh No 2.

BP Role, BP Relation, BP Status harus di input terlebih dahulu sebelum kita input
data Business Partners. Business Partners harus di input dahulu sebelum kita input
Vendor .Begitu juga berlaku dengan master data yang lain.

Dari proses diatas semua master data saling terkait . Untuk master data yang
berwarna merah adalah sebuah tetapan yang tidak bisa diubah ubah atau
dihapus. Biasanya di dalam menu tidak ada tombol new
 Area
Area adalah master yang mengelola wilayah Negara, Provinsi, Kota Kabupaten,
Kecamatan sampai dengan Kelurahan . Selain data diatas juga dilengkapi kode
pos dan kode wilayah . Salah satu kegunaan dari AREA adalah untuk
menentukan BP, Vendor dll termasuk dalam area dimana.

Area Information Keterangan

Name Nama dari area

Code Kode area

Zip Code Kode Pos

Alias Nama Alias

Decription Keterangan

Tabel 2.1 : Area

Area disusun secara hirarki Contoh :

Name Code Zip Code Alias Decription

Indonesia D, IDN, 360, The Republic

ISO 3166-2:ID of Indonesia

11 NAD
Nangroe
Aceh
Darussalam

Aceh Selatan 11.01

Bakongan 11.01.01

Keude 11.01.01.2001 23773

Bakongan

Area Groups
Area Groups adalah master data yang mengelola wilayah atau jangkauan yang
akan di layani oleh vendor.

Area Group Information Keterangan

 Name Nama area grup

Code Kode area grup

Decription Diskripsi / Keterangan

Area Include Area yang termasuk dalam grup

Area Exclude Area yang tidak termasuk dalam grup

Tabel 2.2 : Area Group

Contoh diatas adalah Menambah Area Groups dengan nama Jawa – Bali dimana area tersebut
melingkupi wilayah Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, DIY , BALI terkecuai Banten. Kenapa
Banten tidak termasuk dikarenakan tidak di pilih.

Tombol Hapus Data

Tombol Edit Data

Business Parters Roles
Business Partners Roles adalah aturan yang diterapkan ke masing masing BP terhadap
fungsi yang melekat dalam proses dalam GMMS. Fungsi fungsi tersebut bisa
digabungkan dalam BP Role yang dikonfigurasi sbb :

Business Partners Roles Information Keterangan

Employee Karyawan

Specialist BP yang mempunyai fungsi Employee

yang bertugas memberikan spesifikasi
terhadap barang yang diminta

Purchasing BP yang mempunyai fungsi Employee

dan bertugas melakukan proses
purchasing

Warehouse Staff BP yang mempunyai fungsi Employee

dan bertugas sebagai petugas gudang

Vendor BP yang mempunyai fungsi sebagai

vendor atau pensuplai barang.

Bank BP yang mempunyai fungsi sebagai bank

Center BP yang berfungsi sebagai cost center

Contact BP yang mencadi contact center dari

sebuah organisasi vendor etc

Org / Dept BP yang berfungsi sebagai organisasi

didalam peruhasaan mis : TI, SMU dll

Contoh Mengisi BP Role

Name BP Role

Purchasing Staff Employee

Purchasing Staff

Cara menambah, mencari, mengedit BP Role

Inputan mencari BP Role Menambah role

Detail BP Role (Edit/Delete)

Business Partners Types
Business Partners Type adalah jenis jenis BP yang menggambarkan keberadaan BP
apakah ada dialam organisasi (Intern) atau diluar organisasi (Eksternal)

Tabel BP Types

BP Type Information Keterangan

Name Nama type BP

Description Keterangan

Contoh

BP Type Information Keterangan

Name External

Description Type BP diluar organisasi contoh :Vendor

BP Type saat ini tidak bisa ditambah dan didelete dari menu hanya bisa di edit.

Detail , Edit BP Types

Business Partners Status

Business Partners Status adalah status dari BP apakah masih bisa bertransaksi atau
tidak (Normal, Bannned) .

BP Status Information Keterangan

Name Nama BP Status

 Description Keterangan

Banned Yes or NO

Tabel 2.5 : BP Status

Jika banned = YES maka BP tersebut tidak bisa melakukan transaksi

BP Status Add, Edit, Delete

Business Partners Detail

Relation Roles
, Edit BP Status

Business Partners Relation Roles adalah keterkaitan antara BP dengan BP yang lain.

BP Relation Roles Information Keterangan

Name Nama BP Relation Role

Description Keterangan

BP Retation Roles Add, Edit , Delete

Detail , Edit , Delete

Status

Business Partners

Tabel BP

BP Information Keterangan

Name Nama

Alias Nama Panggilan

IN/NIK/Passport NO Identitas

Number No ref (Gate, SAP, ETC)

Logo Logo

Parrent Ref dari BP yang lain

 Type Jenis BP internal atau eksternal

Roles Jenis fungsi dari BP

Description Keterangan

ADDRESS

Street Nama jalan

City Nama kota

Zip Code Kode Pos

Phone No tel bisa lebih dari satu

Fax No fax

Email Alamat Email

Locked (Yes or NO) Fasilitas mengunci data Address (

FINANCE

Tax Type Tipe pajak

Tax Free Bebas pajak

Commission Tax Pajak Komisi

NPWP No NPWP

Credit Limit Batas

Term Of Payment Jadwal penbayaran dalam

BP Add, Edit, Delete Karena cukup banyak data yang harus diisi maka akan kita bahas
yang akan di gunakan di GMMS.
 BUDGET
2.8.1 Budget Type
Budget Type Information Keterangan

Name Nama tipe anggaran

Description Keterangan

Contoh

Name Description

Biaya (OPEX) Anggaran Biaya

Modal (CAPEX) Anggaran Modal

Order Event atau Project

Persedian Anggaran Persedian

Budget Type Add,Edit,Delete

Budget Type Detail

2.8.2 Budget
Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk
angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi semua
aktivitas perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan
datang

Tabel Budget

Budget Information Keterangan

Name Nama

Description Keterangan

Organization BP yang mempunyai role organization

Parent BP dgn role organization yg akan

dijadikan induk

Budget Type Jenis Anggaran

RefenceID No referensi (RAB / PROJECT)

Amount Jumlah nominal anggaran

Validity Masa berlaku anggaran

SAP Code Kode SAP

Wokstate Workstate dari anggaran

New = Baru blm bisa dibuat transaksi

Open = Bisa dilakukan transaksi

Rejected = Ditolak oleh pimpinan

Closed = Masa berlaku sudah habis

Budget Add,Edit,Delete,Open, Close Suspend

Detail

Workstate
2.8.3 Budget Approval
Budget Approval adalah sebuah fungsi yang mengatur proses persetujuan sebuah
budget dengan batasan jumlah nominal .

Tabel

Budget Approval Information Keterangan

Hierarchy Kelompok hierarchy

Amount Min Jumlah Min budget

Amount Mx Jumlah Max budget

Currentcy Mata uang

COUNTER
2.9.1 Counter Code
Counter Code adalah tipe dari penomeran yang dibuat untuk mengatur bagaimana
counter berlaku termasuk jangka waktu pemakaiannya .
 Tabel

Counter Code Information Keterangan

Name Nama counter code

Code Kode counter code

Counter Type Type counter yang dipakai

Use Mont (yes or no) Berlaku 1 bulan harus membuat ulang

counter code

Use Year (yes or no) Berlaku 1 tahun harus membuat ulat

counter code

Contoh

Name Request

Code Request

Counter Type Kosong

Use Mont (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )

Use Year (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )

Counter code Add, Edit, Delete

2.9.2 Counter
Counter adalah suatu fungsi yang digunakan untuk memberikan penomeran secara
otomatis terhadap dokumen dokumen yang ada didalam sistem GMMS.

Tabel

Counter Information Keterangan

Name
Code Nama counter code yg sudah
didefinisikan

Counter Posisi counter saat ini jika awal definisi

dibuat 0

Format Format penuliasn counter

Base Base jumlah digit couter

Length Panjang digit yang akan di terapkan

Sequence Urutan counter

UpperLimit Limit atas

Company Perusahaan pemakai counter

Sales Organization Sales organisasi pemakai counter

Purchaing Organization PO pemakai counter

Contoh

Counter Information Keterangan

Name Request Nama Request

Code Request Nama counter code yg

dipake Request jika
Memakai month dan year
Request092019 penulisannya
Request092019

Counter 0000197 Jumlah counter yg terpakai

197

Format R-${MM}.${YY}.${Counter} Hasil counter

R.09.19.0000197

Base Base 10:0123456789 Dasar angka 0 sampai 9

Length 7 Panjang counter 7 digit

Sequence 0 Urutan dimulai

UpperLimit 0000000 Tak terhingga atau 999999

Company (all) Semua company

 Sales Organization (all) Semua sales organization

Purchasing Organization (all) Semua Purchasing

Organization

Commission Tax Types

Commission Tax Type adalah jenis jenis pajak bagi bukan pegawai atau penerima komisi

Commission Tax Type Information Keterangan

Name Nama

Individual Badan atau Individual

Tax Number Required Nomer diwajibkan

Description Keterangan

Contoh :

Name Individual Tax Number Keterangan

Required

PPH21 Orang ber-NPWP √ √ Perorangan punya

NPWP

PPH21 Orang Non- √ Perorangan tidak

NPWP punya NPWP

PPH23 Badan ber-NPWP √ Badan punya

NPWP
 PPH23 Badan Non NPWP Badan tidak punya
NPWP

Commision Tax Type Add, Edit & Delete

Detail

CURENCY
Curency adalah berbagai bentuk uang yang diterbitkan oleh pemerintah suatu
negara dan beredar dalam perekonomiannya, digunakan sebagai alat pertukaran
barang dan jasa, sekaligus merupakan landasan terjadinya perdagangan.

Tabel

Currency Information

Name Nama mata uang

Description Diskripsi mata uang

Code Kode mata uang

Symbol Symbol mata uang

SAP Code Referensi code SAP jika ada

Currency Add, Edit & Delete

Detail
 Currency Conversion
Currency Conversion adalah pertukaran dari satu mata uang ke mata uang lain
secara fisik. Pertukaran mata uang berlaku sesuai dengan masa berlakunya. Jika ada
perubahan maka harus dilakukan penambahan data untuk mengganti nilai konversi
sebelumnya.

Tabel

Currency Conversion Information Keterangan

Source Quantity Nilai dari sumber

Currency Mata uang sumber

Target Quantity Nilai target

Currency Target Mata uang target

Description Diskripsi

Currency Conversion Convert and Add

Document
2.13.1 Document Format
Jenis jenis pengeloaan berkas / ducument yang akan bisa diupload pada sistem ini .

Tabel

Document Format Information Keterangan

Name Nama format dokumen (Adobe PDF, MS

Word

Extension PDF, DOC, XLS

Logo Logo dari format dokumen

Decription Diskripsi

Document Format Add, Edit & Delete

 Detail

2.13.2 Document Type

Dokumen Type adalah penamaan dari dokumen dokumen yang ada didalam sistem
GMMS

Tabel

Document Type Information Keterangan

Name Nama jenis dokumen

Description Diskripsi

Document Type Listing

Error
Hierarchy
Hierarchy adalah salah satu fungsi yang digunakan untuk menyusun urutan dalam satu
proses kedalam satu kelompok tertentu

Tabel

Hierarchy Information Keterangan

Name Nama kelompok hierarchy

Description Diskripsi

Hierarchies Add, Edit & Delete

2.15.1 Approvals List
Approvals List adalah kumpulan data BP yang dihubungkan dengan Hierarchy.
Penerapannya biasanya mirip dengan struktur organisasi atau struktur sebuah project .
Penerpannya untuk proses persetujuan dari atasan jika ada dokumen yang diajukan.

Tabel

Name (Hierarchy) Nama hierarchy

BP List (nama) Nama BP role Employee

BP Parent (nama) Nama Atasan dari employee

Approval List Add, Edit Delete

Organization
Organization adalah kerangka kerja suatu perusahaan yang disesuaikan dengan bentuk
bisnis yang dijalankan. Struktur organisasi terdiri dari banyak tingkatan yang memiliki
hubungan langsung atau tidak langsung satu sama lainnya. Didalam organisasi bisa
terdiri dari banyak unit yang memiliki hubungan satu sama lain.

Tabel :

Organization Information Keterangan

Name Nama

Description Diskripsi

Associated BP BP dgn role organization

Role Organization

- Legal Entity
- Cost Center
- Company Code
 - Plant
- Profit Center

SAP Code SAP Code

Parent Organization BO dgn role organization

Legal Entity : Asosiasi, korporasi, kemitraan, kepemilikan, kepercayaan, atau individu yang
memiliki kedudukan hukum di mata hukum. Suatu badan hukum memiliki kapasitas hukum
untuk mengadakan perjanjian atau kontrak, memikul kewajiban, menanggung dan
membayar hutang, menuntut dan dituntut dengan haknya sendiri, dan bertanggung jawab
atas tindakannya.

Cost Center : Departemen, divisi, atau unit organisasi yang dapat diidentifikasi secara jelas,
yang manajernya bertanggung jawab atas semua biaya yang terkait dan untuk memastikan
kepatuhan terhadap anggarannya. Juga disebut kumpulan biaya atau pusat pengeluaran.

Plant : unit organisasi independen, fisik dan tertinggi dalam GMMS. Ini dapat berupa unit
operasional atau unit manufaktur atau cabang penjualan suatu organisasi. Dari tampilan
manajemen material, pabrik dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memiliki stok bernilai.
Plant bertanggung jawab atas perencanaan, pengadaan, distribusi barang & jasa kepada
pelanggan atau sumber daya lain dari suatu organisasi di bawah satu kode perusahaan.

Profit Center : Departemen atau unit yang dapat diidentifikasi secara nyata yang
berkontribusi terhadap keseluruhan hasil keuangan perusahaan. Jika ada sistem akuntansi
biaya yang memadai, pusat laba diberi tanggung jawab untuk menargetkan persentase
tertentu dari total pendapatan dan diberikan wewenang yang memadai untuk
mengendalikan biaya mereka untuk mencapai target tersebut.

Company Code : Unit organisasi dalam perangkat lunak akuntansi SAP yang digunakan
untuk mengidentifikasi bisnis. Kode tersebut harus dikembangkan sesuai dengan undang-
undang perpajakan, undang-undang komersial, dan kriteria keuangan lainnya. Kode
perusahaan dalam sistem SAP menunjukkan perusahaan yang independen secara hukum
dan juga dapat mewakili sistem operasi yang tergantung secara hukum untuk mengawasi
jika diperlukan pelaporan eksternal.Lihat juga pusat biaya dan pusat pendapatan.

Organizations Add, Edit & Delete

 Prices

Prices adalah daftar harga barang atau jasa yang di umumkan. Harga adalah nilai uang yang
harus dibayarkan oleh konsumen kepada penjual atas barang atau jasa yang dibelinya.
Dengan kata lain, harga adalah nilai suatu barang yang ditentukan oleh penjual

Fungsi Price

 Menjadi acuan dalam memperhitungkan nilai jual suatu barang atau jasa.
 Untuk membantu aktivitas transaksi, dimana harga yang sudah terbentuk
akan mempermudah proses jual-beli.
 Penetapan harga yang tepat akan memberikan keuntungan bagi penjual
atau produsen.
 Menjadi salah satu acuan bagi konsumen dalam menilai kualitas suatu
barang atau jasa.
 Membantu konsumen dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan
manfaat produk dan daya beli konsumen.
Prices Information Keterangan
Vendor Nama Vendor
Product Vendor Nama produk / material
Quanty
Min Jumlah minimal
Max Jumlah maksimal
UOM Satuan
Lead Time
Min Min hari kedatangan
Max Maksimal hari kedatangan
Currency Mata uang
Price
Quantity Harga terhadap jumlah barang
UOM Satuan barang
Valid Masa berlaku harga dan pola pengiriman
Pattern Pola pengiriman
Form Tanggal mulai berlaku harga
To Tanggal berakhirnya harga
Area Harga berlaku di area
Reference Dokumen referensi
Number No Quotation /dll
Date Tanggal
 Document Type Tipe dokumen dari harga

Prices Add, Edit

Product
Product adalah Barang, ide, metode, informasi, objek atau layanan yang dibuat sebagai
hasil dari suatu proses dan melayani. Dalam GMMS produk diartikan adalah alias dari
penyebutan nama sebuah produk tanpa dilengkapi spesifikasi yang detail .

Tabel

Product Information Keterangan

 Name Nama produk versi GMMS atau user

CODE Kode produk

Decription Diskripsi

Product Category Kategori produk

Product Type Tipe produk berdasarkan output

Default UOM Satuan ukuran dari produk

SAP Code Kode produk di SAP jika ada

Product Add, Edit & Delete

Product Type
Product type dalam hal ini untuk membedakan produk berdasarkan bentuk ouputnya.
Barang didefinisikan sebagai suatu produk fisik (berwujud, tangible) yang dapat
diberikan pada seorang pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan dari penjual
ke pelanggan. jasa (tak berwujud, intangible)

Tabel

Product Type Information Keterangan

Name Nama type produk

Description Diskripsi
Product Type Add, Edit & Delete

Product Category
Product Category adalah Pengelompokan barang atau jasa sejenis yang sejenis. Jenis
produk dapat digunakan oleh tim pemasaran bisnis untuk menyusun strategi
pemasaran keseluruhan dan mengarahkannya ke konsumen supaya tertarik secara
optimal. Product

Tabel

Product Category Information Keterangan

Name Nama kategori

Parent Induk dari kategori

Code Kode kategori

Description Diskripsi

Specialist Name BP yang role specialist

Procuct Category Add, Edit & Delete

Product Vendors
Product Vendors di GMMS adalah penyebutan sebuah produk sesuai dengan vendor
atau spesifikasi tipe produk

Tabel

Product vendor Information Keterangan

Name Nama produk dari vendor

Code Kode produk dari vendor

 Product Name Nama produk menurut user/bag
pembelian

Description Diskripsi

UOM Nilai satuan dari produk

SAP Code Kode SAP jika ada

Product Vendor Add, Edit & Delete

Purchasing Organization
Purchasing Organization adalah sebuah unit logistik yang merupakan bagian dari
perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembelian atas permintaan
material/jasa/asset.

Purcahasing Organization Information Keterangan

Name Nama organisasi pembelian
Decription Diskripsi
Associated BP Nama BP role Oranization
Default Currency Default mata uang
Default Warehouse Default gudang
Warehouse Gudang yang bisa dipilih
Product Category Kategori produk
Logo Path logo

Purchasing Organization Add, Edit , Delete

 Add Purcashing Organization Approval

Hirarki ini pemakainnya untuk proses approval

jika nilai PO berubah dari master harga.

Hirarki merujuk pada hirarki organisasi .

Vendor
2.23.1 Vendor
Vendor atau penjual. Rekanan perusahaan yang diperuntukan untuk memenuhi
kebutuhan item barang (Raw Material / Work In Process (WIP) / Finish Goods ) atau
jasa.

Tabel

Vendor Information Keterangan

Name Nama vendor

Description Diskripsi
 Associated BP BP role Organization

Rating Peringkat vendor

Area Group Wilayah pelayanan vendor

SAP Code Kode vendor di SAP

Vendor Add, Edit & Delete

2.23.2 Purchasing Organization Mapping

PO Mapping digunakan untuk menghubungkan antara Vendor dan Purchasing
Organization supaya bisa melakukan transaksi.

Tabel

Purchasing Organization Mapping Keterangan

Purchasing Organization Nama PO

Term Of Payment Jadwal pembayaran

Credit Limit Batas transaksi vendor thd PO

Currency Mata uang

Purchasing Organization Mapping Add, Edit & Delete

 UOM
2.24.1 UOM
UOM (unit of mearsurement) adalah Satuan pengukuran adalah besaran yang pasti
dari suatu kuantitas, didefinisikan dan diadopsi oleh konvensi atau oleh hukum, yang
digunakan sebagai standar untuk pengukuran jenis kuantitas yang sama.

UOM Add,Edit & Delete

2.24.2 UOM Conversion

UOM Conversion digunakan untuk menentukan bagaimana satuan unit ukuran akan
dikonversi ke unit ukuran yang lain. Konversi yang ditetapkan akan digunakan untuk
mengonversi satu UOM ke UOM yang lain untuk ditampilkan.

Worstate
2.25.1 Worstate Type
Worstate Type adalah jenis jenis workstate yang di bangun di GMMS untuk dijadikan
dalam satu kelompok .

Worstate Type Add, Edit

2.25.2 Workstate
Worksate adalah status suatu aliran data atau dokumen yang di gunakan untuk
melakukan monitor terhadap suatu flow pekerjaan
 .

Warehouse

Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil
produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi
yang dituju berdasarkan permintaan

Warehouse Add, Edit ,Delete

3 USER MANAGEMENT
Action
Action adalah fungsi pengelompokan object yang bisa di lakukan oleh kelompok tersebut.

Actions Information Keteranngan

Name Nama pengelompokan object
 SECURE ACCESS TO OBJECTS Fungsi atau nama hak akses yang akan
diberikan kepada kelompok action
Description Keterangan

User Group

User

4 REQUEST
Add / Edit Add / Edit Save Send Approval
Save Item
Request Items Request Request Request

Gambar 1.1 : Proses Request

REQUEST adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa yang ditujukan
kepada PURCHASING ORG agar dipenuhi menggunakan BUDGET tertentu. REQUEST diproses
dalam suatu alur kerja untuk diformalkan, diperiksa, disetujui sampai pada akhirnya dipenuhi.

Tabel

Request Information Keterangan

Purchasing org Organisasi pembelian

Budget Pembiayaan

Request Date Tanggal permintaan

Request by Nama peminta

Ship to Dikirim ke mana

Expected Receipt Date Ekspetasi penerimaan

Currency Mata uang

Description Diskripsi

Item Request

Product Nama product versi pemakai

Product Vendor Nama produk versi vendor (spek)

Quantity Jumlah

UOM Ukuran

Ship to Dikirim ke ?

Expected Recipt Date Perkiraan datang

Estimated Cost Perkiraan harga

Description Diskripsi
 Request listing (Daftar Request)
Menambah
Request

Filter Jumlah Baris Data

Data

Workstate Melihat Detail

Menggeser Halaman

Field Pencarian dan Tombol Search :

Berfungsi untuk mencari dartar request bedasarkan no request , request by , ship to, product
dan product vendor .

Reset : berfungsi untuk membersihkan filed search.

New : ( Menambah Request ) .

Filter : untuk menfilter data sesuai pilihan field (PO dan Budget)

Request Add
Menambah Request
1 2
1. Pilih menu Request
2. Pilih menu New
3
3. Isi field
4. Pilih tombol save
4

Request Edit
Request Edit
2
1. Pilih menu Request 1
3
2. Pilih detail Request
3. Pilih tombol Edit

4 5
 4. Isi field
5. Pilih tombol save

Delete Request

2
1. Pilih menu Request 1
3

2. Pilih detail request

3. Pilih tombol delete 4
4. Pilih OK

Request Item Add

1
1. Pilih menu Add
2. Isi field
3. Pilih menu save
2

Request Item Edit

1
1. Pilih menu Add
2. Isi field
3. Pilih menu save
2

Request Action

Action Kirim ke Request ke Atasan

Action Koreksi dari Atasan

Action Persetujuan dr Atasan

Action ditolak oleh Atasan

 Request Worstate

5 REQUEST MAPPING

CHECK / SET PRODUCT SAVE ITEM & ACTION

SET ACTION PROCESS
& PRODUCT VENDOR REQUEST

Request Mapping di adalah fungsi yang dilakukan oleh Purchasing organisasi untuk
melengkapi data (produk & produk vendor) dan memilah request yang masuk apakah
mau dilakukan pembelian , pengalihan aset atau pengambilan dari stock.

Merubah workstate request items :

Asset Planning to Asset Request

Purchase Planning to Purchase
Request Stock Planning to Stock

6
1
Set product & product vendor

2 3
Name Product
Product Vendor 4 Set
Diskripsi action

Edit Requirement & Process

1. Clik request detail

2. Set product
3. Set product vendor
4. Set action
5. Save
6. Process
6 Purchase Requisition
PR (Purchase Requisition) adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa
untuk dibeli dari vendor. PR dihasilkan (generate) dari pemrosesan pada REQUEST ITEM yang
ditandai to PR.
SET To PO / To RFQ SET VENDOR SAVE PR PROCESS

Grouping for PR

Saat diproses, REQUEST ITEM yang ditandai to PR yang berarti "akan dibeli" diproses menjadi PR
ITEM. Beberapa REQUEST ITEM akan dikelompokkan (merge/group) menjadi satu PR ITEM jika:

 Ditujukan ke PURCHASING ORG yang sama

 Merujuk BUDGET yang sama
 Menggunakan CURRENCY yang sama
 Memesan PRODUCT VENDOR yang sama

Jumlah barang yang dipesan diakumulasikan (dijumlahkan). UOM yang digunakan

adalah UOM default PRODUCT VENDOR.

Vendor Selection

Fungsi utama PR untuk merencanakan pembelian, memilih vendor(s) yang tepat. Ada 2 opsi yang
bisa dipilih, yaitu:

 Mengalirkan PR ITEM menjadi PO dengan melekatkan tanda to PO dilanjutkan dengan

memilih 1 VENDOR. Opsi ini bisa dipilih jika informasi harga sudah diperoleh dan sudah
terekam di GMMS melalui proses QUOTATION.
  Mengalirkan PR ITEM menjadi RFQ dengan melekatkan tanda to RFQ dilanjutkan dengan
memilih beberapa kandidat VENDOR. Opsi ini dipilih jika vendor dan informasi harga masih
harus dicari.

Generate PO & RFQ

Semua PR ITEM yang sudah ditandai to PO atau to RFQ akan diproses sekaligus menghasilkan
satu atau beberapa dokumen PO atau RFQ sesuai dengan pilihan VENDORnya.

SET to PO or to RFO
1. Pilih menu Purchasing -> PR-Puchase Requisition

2. Pilih detail Request Item

3. Pilih PO, RFQ atau Waiting

4. Pilih vendor

5. Pilih save

1
2

5
7 RFQ – Request For Quotation

RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen yang dikirimkan oleh PURCHASING ORG.
kepada VENDOR untuk memperoleh informasi harga barang atau jasa.

CREATE SAVE SEND

Tabel :

RFQ Information Keterangan

Purchasing Organization Nama dept bagian pembelian

RFQ Date Tanggal RFQ dibuat

Expected Receipt Date Tanggal barang datang

Vendor Nama vendor

Description Diskripsi

Signer Pejabat terkait

RFQ Item

Product Vendor Nama produk dari vendor

Quantity Jumlah

UOM Satuan

Expected Receipt Date Tanggal item datang

Description Diskripsi

RFQ Listing

Menu pencarian

Menu filter data

Detail Data

RFQ ADD
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu New
3. Isi Field
4. Save

1
3

RFQ Edit
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Edit Field
5. Save
2 3

5
 RFQ Delete
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu delete
4. Pilih OK

1
3

RFQ Item Add

1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Pilih Add
5. Isi Field
6. Pilih Save
2

3
1

RFQ Item Edit

1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Pilih detail item
5. Isi Field
6. Pilih save

3
1

RFQ Item Delete

1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Pilih menu - del
5. Pilih OK

3
1

RFQ Send
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
 3. Pilih Action - Send

2
1
3

8 Quotation
QUOTATION adalah dokumen penawaran harga yang dikirimkan oleh VENDOR sebagai
balasan dokumen RFQ. Di GMMS fungsi QUOTATION diperluas menjadi fasilitas untuk
mengupdate informasi harga barang dan jasa, baik yang berasal dari surat penawaran
vendor maupun dari sumber-sumber lain seperti brosur, flyer, iklan, dan negosiasi via
telepon.

create add item

save send approve
from RFQ price

Tabel :

Quotation Information Keterangan

Number Nomor Quotation dari vendor

Vendor Nama Vendor

Purchasing Org Nama Purch Org

RFQ Number Nomer RFQ

Quotation Date Tanggal quotation di terima

Validity Tanggal validity dari quotation

Area Area distribusi produk

Pattern Pola pengiriman barang

Currency Nilai mata uang

Description Diskripsi

Quotation Item Information

Product Vendor Nama produk vendor

Lead Time Min Min waktu yang diperlukan pemenuhan

produk

Lead Time Max Max waktu yang diperlukan pemenuhan

produk

Quantity Min Minimal jumlah pemesanan

Quantity Max Max jumlah pemesanan

Quantity UOM Satuan jumlah pemesanan

Price Harga

Quantity Satuan harga

Price UOM UOM dari harga

Description Diskripsi
 Quotation Add
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih detail RFQ
3. Pilih generate new quotation
4. Pilih detail Item Quotation
5. Edit field
6. Pilih Save item Quotation
7. Pilih save Quotation

3
2
1

44

6
 Quotation Edit
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih detail Item Quotation
4. Edit field
5. Pilih save

2
1
3

Quotation Delete
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih detail Item Quotation
4. Pilih del
5. Pilih OK

2
1 3

4
 Quotation Send, Approve or Decline
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih Action

2
1 3

9 Purchase Order
Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman
barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan
sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli
oleh pembeli

APPROVE /
SEND PO SENDBACK
CLOSING

Tabel PO

PO Information Keterangan

Purchasing Organization Bagian pembelian

Vendor Nama vendor/penjual

Currency Nilai mata uang

PO By Pembuat PO

Warehouse Gudang

Total before tax Total sebelum pajang

Budget Anggaran yang dipakai

Quotation Penawaran harga

Tax percentage Pajak dalam persentase

Tax Amount Nilai pajak

PO date Tanggal PO

Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang barang

Total After Tax Total setelah pajak

Bill To Tujuan penagihan

Signer Pejabat yang bertanggung jawab

Description Diskripsi

PO Item

Product Vendor Nama produk dari vendor

Quantity Jumlah

Quantity UOM Satuan dalam jumlah

Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang item PO

Ship To Pengiriman PO ke user

Price Harga

Per Jumlah item harga

Price UOM Nilai satuan harga

Description Diskripsi

Item Sub Total Jumlah sub total item PO

Discount Jumlah diskon

Surcharge Jumlah tambahan biaya

Item Total Jumlah total item

PO Listing

Menu pencarian
Menu filter data

Detail Data

PO Process (Send)
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
3. Pilih Action Send

2 3

PO approval
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
3. Pilih Action Approve or SendBack

2
3
1

PO Edit
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
 3. Pilih Edit
4. Edit Field
5. Pilih save

2 3

PO Closing

10 Good Receipt
GR adalah dokumen tanda terima barang atau jasa sebagai bentuk internal dari
dokumen Delivery Order (DO) yang disertakan oleh VENDOR pada saat ppengiriman
barang atau jasa.
Tabel

Good Receipt Information Keterangan

Number Nomor GR

GR Date Tanggal penerimaan barang

PO Number Nomor PO

Courier Ekspesi / kurir

Vendor Nama vendor

Warehouse Gudang

Description Diskripsi

Receipient Penerima barang

Item GR Keterangan

Product Vendor Nama produk dari vendor

Quantity Jumlah barang

UOM Satuang barang

Description Diskripsi

GR Listing
Menu pencarian
Menu filter data

Detail Data

GR Add
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih New
3. Pilih NO PO
4. Pilih New GR
5. Input Number DO, Courier , Recepient
6. Pilih Item Good Receipt
7. Isi Quantity
8. Pilih tombol Add / Save (Item GR)
9. Pilih tombol Save (GR)

1 3

7 9

8
 GR Edit
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih Detail GR
3. Edit Field
4. Pilih Item Good Receipt Detail
5. Edit Field
6. Pilih tombol Add / Save (Item GR)
7. Pilih tombol Save (GR)

2
1 3

GR Approval
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih Detail GR
3. Pilih Action – Confirm
 1 2

11 Shipping Note (SN)

SN (Shipping Note) adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari WAREHOUSE
kepada peminta barang. Dokumen ini juga berfungsi sebagai tanda terima yang akan
memperbarui daftar REQUEST yang masing menunggu

SNdibuat oleh petugas gudang atau penerima barang dari Vendor dan ditujukan kepada
pengguna barang seperti tertera di dalam REQUEST.

Pembuatan SN> dilakukan secara manual (langsung). Prioritas barang yang akan dikirimkan ke
pengguna sbb:
  Barang di WAREHOUSE penerimaan barang yang belum terkirim.
 Barang di dalam daftar tunggu REQUEST.

Setelah selesai dibuat SN dapat dicetak untuk menjadi lampiran saat pengiriman barang ke
penggunanya.

Setelah barang diterima oleh pengguna, maka SN bisa di confirm untuk menandai
bahwa SN tersebut sudah tidak bisa diedit lagi. SN kemudian digunakan untuk memperbarui
daftar tunggu REQUEST.

SN List

Menu pencarian
Menu filter data

Detail Data

SN Add
1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note
2. Pilih New
3. Isi field SN
4. Pilih Add SN Item
5. Pilih No Request Item , Isi Quantity Item
6. Pilih Add SN Item
7. Pilih Save SN
2

5
 SN Edit
1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih menu edit
4. Edit field yang akan diupdate ,
5. Pilih save
6. Pilih detail Item SN , Edit field yang akan di update
7. Pilih save

2
3

6
 SN Delete
1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih delete
4. Pilih OK

2
3

SN Approval
1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih Action ->Confirm

2
3

12 RAB (Rencana Anggaran Biaya)

 RAB (Rencana Anggaran Biaya) berisi daftar kebutuhan barang dan jasa dan perkiraan
harganya untuk diajukan menjadi BUDGET. RAB adalah bagian dari proses perencanaan
biaya (cost plan )

Penyusunan

RAB disusun oleh pimpinan unit dalam proses perencanaan pengeluaran untuk akuisisi
aset dan biaya operasional unit di suatu periode waktu (tahunan, semester, bulanan, dll). RAB
juga bisa disusun oleh inisiator proyek atau event planner dalam proses perencanaan biaya
untuk proyek atau event.

Item-item barang dan atau jasa yang akan dibeli didaftarkan satu per satu ke dalam
RAB. GMMS dapat membantu proses ini dengan:

Menyediakan estimasi harga

Estimasi harga diambil dari PRICE (buku harga) yang dikelola di GMMS dan diperbarui
melalui proses QUOTATION

Menyediakan template isian RAB

RAB yang sudah jadi dapat disimpan menjadi template yang bisa dipanggil. Template
bisa mempercepat proses penyusunan karena sebagian (besar) item belanja sudah terdaftar,
tinggal menghapus yang tidak perlu atau menambahkan item baru. Template juga
mencegah ada item biaya yang terlewat (lupa) untuk dianggarkan.

Pengajuan

Setelah selesai disusun, RAB diajukan ke otorisator sesuai hirarki otorisasi di dalam
organisasi penyusun RAB. Otorisator memiliki opsi untuk meminta revisi, menolak, atau
meng approve RAB yang diajukan.

RAB yang telah di appprove kemudian dikirimkan ke unit budget controller untuk di
registrasi menjadi BUDGET

RAB List

Menu pencarian
Menu filter data

Detail Data

RAB Add
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih New
3. Pilih Template -> Create
4. Isi Field
5. Pilih Save
 RAB Edit
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Edit
4. Edit Field RAB & Item RAB
5. Pilih Save

RAB Delete
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih delete
4. Pilih OK
 Rab Approval
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Action

RAB save as template

1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Save As Template

13 Report
Outstanding Request
Outstanding PO