Microsoft Excel 2007 
How­to Guide 
 
 
 
BioChem IT Department 
6/30/2008 
 

1 
 
 

Contents 
The Office Button ..................................................................................................................................4 
Create a new document ..................................................................................................................4 
Open a recent document ................................................................................................................4 
Open a document............................................................................................................................4 
Print .................................................................................................................................................4 
Save a document .............................................................................................................................5 
The Home Tab........................................................................................................................................5 
Change the font...............................................................................................................................5 
Change the vertical cell alignment ..................................................................................................6 
Change the horizontal cell alignment..............................................................................................6 
Indent cell contents.........................................................................................................................7 
Wrap the text in a cell .....................................................................................................................7 
Merge cells ......................................................................................................................................7 
Find specific information in the spreadsheet ..................................................................................8 
Find and replace information in the spreadsheet ...........................................................................8 
Format numbers..............................................................................................................................8 
Automatically format a table...........................................................................................................9 
Insert cells .......................................................................................................................................9 
Delete cells ....................................................................................................................................10 
Format a cell ..................................................................................................................................10 
Sort data ........................................................................................................................................11 
The Insert Tab..................................................................................................................................... 11 
Insert an image..............................................................................................................................11 
Insert a chart .................................................................................................................................12 
Insert a website .............................................................................................................................12 
Insert an email address .................................................................................................................13 
Add a header or footer to the spreadsheet...................................................................................13 
Add page numbers to the spreadsheet .........................................................................................14 
The Page Layout Tab......................................................................................................................... 14 
Change the theme .........................................................................................................................14 
Change the font.............................................................................................................................14 
Change the margins.......................................................................................................................15 
Change the page orientation.........................................................................................................15 
Change the paper size ...................................................................................................................15 
Select a specific area to print ........................................................................................................16 
Clear the print area. ......................................................................................................................16 
Insert a page break ........................................................................................................................16 
Remove a page break ....................................................................................................................17 
Insert a background.......................................................................................................................17 
Remove a background ...................................................................................................................17 
Limit the width of the spreadsheet ...............................................................................................18 
Limit the height of the spreadsheet ..............................................................................................18 
Hide the gridlines ..........................................................................................................................18 

2 
 
 Show the gridlines when printed ..................................................................................................18 
Hide the header.............................................................................................................................19 
Show the header when printed.....................................................................................................19 
The Formulas Tab.............................................................................................................................. 19 
Insert a formula .............................................................................................................................19 
The Data Tab ....................................................................................................................................... 20 
Import data from Access ...............................................................................................................20 
The Review Tab .................................................................................................................................. 20 
Spell check the spreadsheet ..........................................................................................................20 
Add a comment to a cell................................................................................................................20 
The View Tab....................................................................................................................................... 21 
Change the workbook view ...........................................................................................................21 
Remove the formula bar ...............................................................................................................21 
Show the formula bar....................................................................................................................21 
Zoom in..........................................................................................................................................22 
Rows & Columns................................................................................................................................. 22 
Hide a row or column ....................................................................................................................22 
Reveal a hidden row or column.....................................................................................................22 
Change the width of a column ......................................................................................................22 
Change the height of a row ...........................................................................................................23 
Menu Map ............................................................................................................................................. 24 
Home Tab ......................................................................................................................................24 
Insert Tab.......................................................................................................................................24 
Page Layout Tab ............................................................................................................................25 
Formulas Tab .................................................................................................................................25 
Data Tab ........................................................................................................................................26 
Review Tab ....................................................................................................................................26 
View Tab ........................................................................................................................................26 
 

3 
 
 
The Office Button 
 

Create a new document 
1. Click on the Office Button. 

 
2. Click on New. 

 
3. Click on Blank Workbook. 

Open a recent document 
1. Click on the Office Button. 

 
2. On the right hand side of the pop‐up window you will see a list of your recent documents. 
3. Click on the document you wish to open. 

Open a document 
1. Click on the Office Button. 

 
2. Click on the Open icon. 

 
3. A dialog box will open.  Find your document and click on Open. 

Print 
1. Click on the Office Button. 

 
2. Click on Print. 
a. Print Preview will show you a preview of your document. 
b. Quick Print will print 1 copy to your default printer. 
c. Print will let you choose your printer and how many copies you want to print. 

4 
 
Save a document 
1. Click on the Office Button. 

 
2. Click on Save to save the document in its current or default format. 
The default format is .xlsx – a format that saves space but might be incompatible 
with older versions of Excel.  If you are going to share this document use Save As to choose a 
format that is more universally recognized. 
3. Click on Save As to manually choose the format. 
4. The formats are: 
• Excel Document – this will save the document in the .xlsx.  This format is not 
recommended if you will be sharing the document. 
• Excel Macro‐Enabled Workbook – this will save the document in the .xlsx format, but 
with additional support for macros.   Choose this format if your spreadsheet heavily 
relies on macros. 
• Excel Binary Workbook – this format is preferred for spreadsheets that consists of tens 
of thousands of rows and/or columns and includes macros. 
Excel 97‐2003 Workbook – this is the best way to save your documents, especially if you 
will be sharing it with others.  To set this as the default: 
1. Click on the Office Button. 
2. Click on Excel Options. 
3. Click on Save. 
4. Under Save files in this format choose Excel 97‐2003 Workbook. 
5. Click OK. 

 
The Home Tab 
 

Change the font 
1. Options for changing the font are under the Home tab. 
2. You can also click on the expansion button to make several font changes at the same time. 

5 
 
 
Change the vertical cell alignment 
1. Select the cell(s) that wish to change.  You can select the entire spreadsheet by clicking on the 
triangle in the upper‐left corner of the spreadsheet. 

 
2. Click on the Home tab. 
3. The top row of icons under the Alignment heading controls the vertical alignment in each cell. 

 
4. Click on the icon that corresponds to the desired alignment. 
5. Clicking on the Alignment expansion button will allow you to make changes to both the 
alignment and the cell. 

Change the horizontal cell alignment 
1. Select the cell(s) that wish to change.  You can select the entire spreadsheet by clicking on the 
triangle in the upper‐left corner of the spreadsheet. 

 
2. Click on the Home tab. 
3. The second row of icons under the Alignment heading controls the horizontal alignment in each 
cell.  

 
4. Clicking on the Alignment expansion button will allow you to make changes to both the 
alignment and the cell. 

6 
 
 
Indent cell contents 
1. Select the cell(s) that you wish to change. 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the Increase Indent icon. 

Wrap the text in a cell 
1. Select the cell(s) that you wish to change. 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the Wrap Text icon under the Alignment heading. 

Merge cells  
1. Select the cells that you wish to merge. 

 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the Merge & Center icon. 

 
4. Choose the merge style from the drop‐down menu. 
5. The cells should now be merged. 

7 
 
 
Find specific information in the spreadsheet 
1. Click on the Find & Select icon. 

 
2. Choose Find from the drop‐down menu. 
3. In the Find what field type in the word or number you are looking for. 
4. Find Next will select each instance separately and Find All will show all of the instances at once. 

Find and replace information in the spreadsheet 
1. Click on the Find & Select icon. 

 
2. Choose Replace from the drop‐down menu. 
3. In Find what type in what you want to change, in Replace type in the new material. 

Format numbers 
1. Select the cell(s) that you wish to change. 
2. Click on the Home tab. 
3. You can change the number type from the drop‐down menu under the Number heading. 

 
4. You can also change the number by clicking on the icons. 

 
5. The Number expansion button will allow you to make changes to both the number and the cell. 

8 
 
 
Automatically format a table 
1. Select all of the cells in your table. 

 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the Format as Table icon under the Styles heading. 

 
4. Choose the desired style from the drop‐down menu. 
5. A new window will pop up, asking you to verify the table’s cells and asks if you have column 
headers.  If you have headers, make sure “My table has headers” is checked.  Click OK.   
6. The table will now be formatted with sort‐able headers.  If the table did not originally have 
headers, the program will automatically add them. 

Insert cells 
1. Click on a cell that is located where you wish the new cell to go.   

 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the bottom half of the Insert icon under the Cells heading. 

 
4. Click on Insert Cells. 
5. A new dialog box will appear.  Choose what kind of insert you would like. 
• Shift cells right will insert a single cell, moving old cells to the right. 
• Shift cells down will insert a single cell, moving old cells down. 
• Entire row will insert an entire row, moving old cells down. 

9 
 
 • Entire column will insert an entire column, moving old cells to the right. 

Delete cells 
1. Click on the cell that you wish to delete. 

 
2. Click on the Home tab. 
3. Click on the bottom half of the Delete icon under the Cells heading. 

 
4. Click on Delete Cells. 
5. A new dialog box will appear.  Choose what kind of insert you would like. 
• Shift cells left will delete a single cell, moving old cells to the left. 
• Shift cells up will delete a single cell, moving old cells up. 
• Entire row will delete an entire row, moving old cells up. 
• Entire column will delete an entire column, moving old cells to the left. 

Format a cell 
1. Click on the cell(s) that you wish to format. 
2. Click on the Format icon under the Cells heading. 

 
3. A drop‐down menu with the following editing information will appear: 
• Cell Size will allow you to change the Row and Colum height and width. 
• Visibility will allow you to hide or unhide cells. 
• Organize Sheets will allow you to make alterations to the entire spreadsheet. 
• Protection will allow you to lock cells. 
4. You can also click on the Font, Alignment or Number expansion buttons to change the 
appearance of cells. 

10 
 
 
Sort data 
In a table without headers: 

1. Select a cell in the column that you wish to sort. 

 
2. Click on the Sort & Filter icon under the Editing header. 

 
3. Choose which type of sort you wish to perform. 
 

In a formatted table with headers: 

1. Click on the down arrow next to the header of the column that you wish to sort. 

 
2. Choose which type of sort you wish to perform. 

The Insert Tab 
 

Insert an image  
1. Click on the Insert tab. 

 
2. Click on the Picture icon. 

 
3. Choose the image from the dialog box and click on the Insert button. 

11 
 
 
Insert a chart 
1. Select all of the cells that you wish to convert into a chart. 

 
2. Click on the Insert tab. 

 
3. Choose your chart type from the Charts header. 

 
4. Refine the chart’s style by selecting an option from the drop‐down menu. 
5. Customize the chart by selecting the chart image and clicking on the Chart Tools header. 

Insert a website 
1. Click on a cell. 
2. Click on the Insert tab. 

 
3. Click on the Hyperlink icon. 

 
4. Type the web address into the address field and click OK. 

 
• You can also type the web address into the cell and click on the tab key. 

12 
 
 
Insert an email address 
1. Click on a cell. 
2. Click on the Insert tab. 

 
3. Click on the Hyperlink icon. 

 
4. Click on the E‐mail Address icon. 

 
5. Type the E‐mail address into the E‐mail address field and click OK. 

 
• You can also type the E‐mail address into the cell and click on the tab key. 

Add a header or footer to the spreadsheet 
1. Click on the Insert tab. 

 
2. Click on the Header & Footer icon. 

 
3. The spreadsheet will change to the Page View.   
a. Click on “Click to add header” to add a header to the page. 
b. Click on “Click to add footer” to add a footer to the page. 

13 
 
 
Add page numbers to the spreadsheet 
1. Click on the Insert tab. 

 
2. Click on the Header & Footer icon.  The spreadsheet will change to Page View. 

 
3. Click on the area of the header or the footer where you want the page numbers to go. 

 
4. Click on the Page Number icon under the Header & Footer Tools tab. 

The Page Layout Tab 
 

Change the theme 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Themes icon. 

 
3. Click on the desired theme in order to change the entire spreadsheet. 

Change the font 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Fonts icon. 

14 
 
 3. Click on the desired font in order to change the entire spreadsheet. 

Change the margins 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Margins icon. 

 
3. Choose a pre‐set margin design or customize your own margins by clicking on Custom Margins. 

Change the page orientation 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Orientation icon. 

 
3. Click on the desired orientation. 

Change the paper size 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Size icon. 

 
3. Choose your paper size from the drop‐down menu. 

15 
 
 
Select a specific area to print 
1. Select the cells that you wish to be included in the print area. 
2. Click on the Page Layout tab. 

 
3. Click on the Print Area icon. 

 
4. Click on Set Print Area.  When you print the spreadsheet it will only print this selected area. 

Clear the print area. 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Print Area icon. 

 
3. Click on Clear Print Area. 

Insert a page break 
1. Click on the cell just below where you would like the page break. 
2. Click on the Page Layout tab. 

 
3. Click on the Breaks icon. 

 
4. Click on Insert Page Break. 

16 
 
 
Remove a page break 
1. Click on a cell in the first column of the page that has the page break. 
2. Click on the Page Layout tab. 

 
3. Click on the Breaks icon. 

 
4. Click on Remove Page Break. 

Insert a background 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Background icon. 

 
3. Click on the image you wish to insert and click on Insert.  

Remove a background 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the Delete Background icon. 

17 
 
 
Limit the width of the spreadsheet 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the drop‐down menu next to Width in the Scale to Fit section. 

 
3. Choose the maximum number of horizontal pages that you wish your spreadsheet to stretch 
across. 

Limit the height of the spreadsheet 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Click on the drop‐down menu next to Height in the Scale to Fit section. 

 
3. Choose the maximum number of vertical pages that you wish your spreadsheet to stretch 
across. 

Hide the gridlines 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Under Gridlines in the Sheet Options section there is a View option.  Remove the checkmark. 

Show the gridlines when printed 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Under Gridlines in the Sheet Options section there is a Print option.  Click on the box next to 
Print. 

18 
 
  

Hide the header 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Under Headings in the Sheet Options section there is a View option.  Remove the checkmark. 

Show the header when printed 
1. Click on the Page Layout tab. 

 
2. Under Headings in the Sheet Options section there is a Print option.  Click on the box next to 
Print. 

The Formulas Tab 
 

Insert a formula 
1. Click on the cell that will perform a function. 
2. Click on the Formulas tab. 

 
3. Click on the Insert Function icon. 

 
4. Click on the desired function from the pop‐up menu.  Click OK. 
5. Answer the questions in the Function Arguments window and click OK. 

19 
 
 
The Data Tab 
 

Import data from Access 
1. Click on the Data tab. 

 
2. Click on the From Access icon. 

 
3. Click on the Access database you wish to import.  Click Open. 
4. Select the table you wish to import.  Click OK. 
5. Select how you want to view the data and where in your spreadsheet you wish the data to 
appear.  Click OK. 

The Review Tab 
 

Spell check the spreadsheet 
1. Click on the Review tab. 

 
2. Click on the Spelling icon. 

Add a comment to a cell 
1. Click on the cell that requires a comment. 
2. Click on the Review tab. 

 
3. Click on the New Comment icon. 

 
4. Type in the comment.  Click on the spreadsheet to close the comment window. 

20 
 
 

The View Tab 
 

Change the workbook view 
1. Click on the View tab. 

 
2. Choose the desired view from the Workbook Views heading. 

 
• Normal – the default view. 
• Page Layout – breaks the spreadsheet into pages that show the margins, header, footer 
and page breaks. 
• Page Break Preview – similar to the default view but also shows the page breaks. 
• Custom Views – allows you to create a customized view. 
• Full Screen – removes the formatting tabs and office buttons, causing the cells to fill the 
entire screen.  Click on the Excel icon and click on Restore to return to the normal 
screen. 

Remove the formula bar 
1. Click on the View tab. 

 
2. Remove the checkmark next to Formula Bar. 

Show the formula bar 
1. Click on the View tab. 

 
2. Put a checkmark in the box next to Formula Bar. 

21 
 
Zoom in 
1. Click on the View tab. 

 
2. Click on the Zoom icon. 

 
3. Choose a magnification percent.  Click OK. 

Rows & Columns 
 

Hide a row or column 
1. Right‐click on the number of the row or letter of the column that you wish to hide. 

 
2. Click on Hide. 

Reveal a hidden row or column 
1. Select the columns or rows on both sides of the hidden row or column. 

 
2. Right click one of the selected columns or rows. 
3. Click on Unhide. 

Change the width of a column 
1. Right‐click on the column you wish to change. 
2. Click on Column Width. 
3. Type in the desired width in the pop‐up box. 
• Double‐clicking on the right‐hand edge of the column will automatically adjust the column 
width. 

22 
 
 
Change the height of a row 
1. Right‐click on the row you wish to change. 
2. Click on Row Height. 
3. Type in the desired height in the pop‐up box. 
• Double‐clicking on the bottom edge of the row will automatically adjust the row height. 

23 
 
 
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25 
 
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